„Фокус“ своевремено пишуваше за еден од тендерите за дигитализација на матични книги, по што Финансиската полиција поднесе кривична пријава, а Антикорупциската комисија реагираше дека се злоупотребувале лични податоци.
од Фокус 17.06.2025
Текстот е објавен на 05 јуни 2025 година во неделникот „Фокус“, во бројот 1.548.
Додека архивската граѓа за матично работење се оштетува, уништува па дури и исчезнува, поради што веќе не може да се користи за потврдување на запишаните податоци, процесот на дигитализација на матичните книги сè уште не е завршен, утврди Државниот завод за ревизија. Иако за таа цел во изминатава деценија се потрошени 8,5 милиони евра, досега скенирани се 52 проценти од записите, додека во електронскиот регистар внесени се 49 проценти. Во меѓувреме биле ангажирани и плаќани хонорарци за скенирање и внесување матични книги, но тие вршеле други работи. Истовремено, Управата за матични книги кубури со професионален кадар, додека оние луѓе што се на располагање често издаваат изводи со грешки. Инаку, „Фокус“ своевремено пишуваше за еден од тендерите за дигитализација на матични книги, по што Финансиската полиција поднесе кривична пријава, а Антикорупциската комисија реагираше дека се злоупотребувале лични податоци. Сепак, од Јавното обвинителство не добивме одговор каква е судбината на овој случај.
Пишувал: Влатко СТОЈАНОВСКИ
Наместо да добијат извод од венчани, младенци добиле извод од умрени. Не станува збор за црн хумор, туку за реална случка, која им се случила на блиски лица на познат политичар и воедно актуелен функционер.Имено, ова неодамна го откри лидерот на ГРОМ и градоначалник на Карпош, Стевчо Јакимовски, кој јавно раскажа дека денот на венчавката на неговиот син и снаа е впишан како ден на нивната смрт од страна на Управата за водење на матични книги (УВМК).
–Овие млади луѓе се во шок. Можете да замислите секоја годишнина од бракот на што ќе ги потсеќа. Потпишана е Диана Аксентиевиќ, веројатно кадар на СДСМ или ВМРО-ДПМНЕ бидејќи не е Албанка, не може да е на ДУИ. Ете што имаме во институциите кога се вработуваат партиски луѓе штп лепеле плакати – рече Јакимовски.
Веднаш потоа, од Управата за матични книги му се извинија на Јакимовски и на неговиот син и снаа и најавија санкција за административниот службеник што ја направил грешката.
Но, тоа воопшто не ја поправи и онака катастрофалната слика за оваа институција што се создава години наназад врз основа на бројните информации за грешки во работењето и други пропусти.
Во изминатиов период, во медиумите беа објавени низа текстови за грешни изводи. Во таа насока, регистрирани се згрешени изводи на венчани, но и посмртници.
Дури, има ситуации кога живи сопружници со години по смртта на брачниот другар не може да извадат уредна посмртница, па затоа не може да остварат пренос на пензија, да спроведат оставинска постапка, да одјават сметки во банка, сметки за телефон итн.
–Беше издаден извод на умрени за татко ми, со згрешено име на неговата мајка, и неговото презиме, кое беше различно од презимето на личната карта. И нормално, со заборавен потпис и печат од овластеното лице. Поднесов барање за корекција, со приложени стари изводи на родени, со точното презиме.
Иако дури и од УВМК дадоа официјална потврда дека отсекогаш така се презивал, една вработена си даде слобода да објаснува дека можеби бил вонбрачно дете на баба ми и дедо ми и затоа се презивал различно од неговите родители, а тоа секако не е точно – сведочел скопјанец за СДК.
Дека не се работи само за инцидентни грешки на инивидуалци, туку за системски аномалии и дефекти на Управата за матични книги како државен орган што ги издава изводите на родени, венчани и умрени, потврди и извештајот на Државниот завод за ревизија.Меѓу другото, во него се констатира дека архивска граѓа за матично работење во голем дел се чува несоодветно и се уништува, додека процесот на дигитализација на матичните книги сè уште не е завршен, иако за една деценија се потрошени 8,5 милиони евра.
Покрај тоа, ревизорите нотираат дека Управата кубури со професионален и квалификуван кадар, а оние луѓе што се располагање, често издаваат изводи со грешки или со нецелосни податоци. Во меѓувреме, биле ангажирани и хонорарци за скенирање и внесување на матични книги, но тие вршеле други работи…
ДРАМАТИЧЕН РАСТ НА ТРОШОЦИТЕ
Конкретно, ДЗР изврши ревизија на успешност на тема „Дигитализација на матичните книги“, со цел да одговори на прашањето – „Дали со дигитализацијата на матичните книги и процесите во Управата за водење на матичните книги ќе се поедностават и забрзаат услугите за граѓаните, а нивниот квалитет ќе се подобри?“
Врз основа на прибраните докази, ревизорите наведуваат 2 клучни години. Се работи за 2014 и 2019 година, кога е почната имплементација т.н. електронски матичен регистар, односно е почнат процесот на дигитализација на матичните книги.
Меѓутоа, тие стекнале „разумно сомневање“ дека процесот е реализиран до половина. Во извештајот се наведува дека степенот на дигитализација на матичните книги изнесува 52 проценти скенирани записи и 49 проценти внесени записи од предвидениот обем на активности.
„Со овој степен не се поедноставени и забрзани услугите за граѓаните, а квалитетот на податоците што ги користат институциите согласно своите законски надлежности, не е подобрен“, констатирале ревизорите.Притоа, тие нотираат дека дошло до драматичен раст на трошоците за дигитализација, така што првично планираните 13,1 милион денари скокнале на над 157 милиони денари, што е за 12 пати повеќе од планираното.
Сепак, вкупниот трошок за цел процес е многу поголем, бидејќи во него влегува плус и трошокот за набавка, надградба и одржување на електронскиот матичен регистар и софтверот, така што севкупно од 2012 до денес се потрошени вкупно над 520 милиони денари или приближно 8,5 милиони евра.
Дополнително, ревизорскиот извештај открива дека со цел забрзување на постапките за дигитализација, ангажирани биле лица со договор за дело, така што во периодот 2018-2024 биле склучени 288 договори со 216 лица за „внесување и потврдување на податоци во електронскиот матичен регистар“.
Но, наместо да внесуваат податоци, на овие лица им биле доделени други работни задачи. Во секој случај, ним им биле исплатени 30.578 денари, иако во истиот период биле склучени и договори по јавни набавки за скенирање на матични книги и внесување на податоци во електронскиот матичен регистар?!
„Утврдивме недостиг од искусен и квалификуван ИТ кадар што доведува до зголемување на ризикот за безбедноста на информацискиот систем на Управата, а ненавременото и недокументирано управување со корисниците и корисничките привилегии го зголемува ризикот од неовластен пристап до лични податоци на граѓаните и коруптивни активности“, стои во извештајот.
Во тој контекст, Правилникот за систематизација на работните места предвидува вкупно 806 работни позиции во УВМК. Од доставениот список на вработени до ревизорите произлегува дека заклучно со ноември 2024 година, во Управата биле вработени 353 лица, што значи дека пополнети биле само 43,7 отсто од предвидените работни места.
Згора на тоа, таму постои и посебен Сектор за информатичка технологија со 2 одделенија за системска и мрежна администрација и за софтверски развој и поддршка. Во текот на ревизијата било утврдено дека во секторот од систематизирани 14 работни места, пополнети биле само 3 работни места, или само 21,4 отсто.
„Утврдивме дека вработените пред 6.30 часот и по 22 часот креираат уписи и измени во електронскиот матичен регистар без соодветен надзор, а отпечатени изводи од матични книги за време на викенди и празници во повеќе месни канцеларии“, посочуваат ревизорите.
СКЕНИРАЛЕ КОМПАНИИ, НО И ВРАБОТЕНИ
Инаку, електронскиот матичен регистар е набавен по пат на договор за јавна набавка од 2012 година, а во употреба е ставен во 2014 година. Вредноста на овој договор изнесува 73,3 милиони денари, кои претставуваат исклучиво буџетски средства.
Со цел обезбедување ажурирани податоци за населението, своевремено беа набавени и 2 скенери во вкупна вредност 2,2 милиони денари преку ИПА-проект, кои ѝ се предадени на Управата во 2019 година, со што впрочем почна процесот на скенирање на матичните книги.
Во период од 2019-2024 година, од страна на УВМК се реализирани 42 постапки за јавни набавки поврзани со процесот дигитализацијата, од кои 6 јавни набавки се за скенирање и внесување записи од матичните книги. Сите средства за овие набавки се обезбедени од државниот буџет што го полнат граѓаните.
Исто така, ревизорите извршиле увид во склучените договори за скенирање и внесување на матичните книги во електронскиот матичен регистар и спровеле анализа на исплатените финансиски средства. Според оваа анализа, за дигитализација на матичните книги во периодот 2019-2024 година, вкупно биле реализирани 409.758.000 денари.
Кога ќе се погледне структурата, најмногу од овие средства се за скенирање на матични книги и внесување на записите во електронскиот матичен регистар (157.400.000 денари) по што следува набавка на хардвер за регистарот и одржување (124.629.000 денари), а остатокот е за надградба на регистарот, изработка на интернет-пристап и договори на дело.
Ако се земат предвид и јавните набавки во периодот од 2012 до 2018 година, поврзани со електронскиот матичен регистар и договорите за негова надградба во вкупен износ од 108.997.000 денари и вредноста за набавката на скенерите од 2.197.000 денари, тогаш се доаѓа до веќе споменатата вкупна цена на потрошени средства од 520.952.000 денари или околу 8,5 милиони евра.
Во однос на испорачаните резултати, вреди да се посочи дека вкупниот број на записи во хартиена форма изнесува 8.000.000. Во периодот од 2019 до 2024 година, преку реализираните јавни набавки, од страна на економските оператори скенирани се вкупно 4.205.995 записи и внесени се 2.270.197 записи во електронскиот матичен регистар.
Според расположливите податоци, во истиот период (2014-2019), внесени се и 1.670.000 записи во електронски матичен регистар од страна на вработените во УВМК, што значи дека вкупно се внесени се 3.940.197 записи во регистарот.
„Согласно претходното, процесот на дигитализација на матични книги е половина од предвидениот обем на активности, истиот сè уште не е завршен и не овозможува поддршка на владините политики преку интегрирање на податоците на национално ниво“, констатираат ревизорите.
Воедно, тие биле информирани од овластени лица од Управата дека процесот за дигитализација на матичните книги е завршен заклучно со септември 2024 година, но во Стратешкиот план 2024-2026 предвидени се активности во 2025 година за скенирање на 1,5 милион записи и внесување 1 милион записи.
„Во тендерската документација не се дефинирани минималните технички параметри: резолуција на скен, формат на датотеки и дефиниран механизам за проверка на квалитетот. Исто така, утврдивме постоење на 2 извештаи за ист датум, кои се разликуваат во бројот на направени скенови“, стои во извештајот.
КРИВИЧНИ ПРИЈАВИ СО НЕПОЗНАТ ЕПИЛОГ
Според проверките што ги извршивме во Бирото за јавни набавки, последниот од шесте договори за јавна набавка поврзани за дигитализација на матични книги Управата го склучила во март ланската 2024 година.Станува збор за договор за внесување и скенирање записи од матичните книги во период од 6 месеци со „Телелинк бизнис сервисис“, во вредност од 29,5 милиони денари, колку што изнесувала и проценетата вредност на набавката. На тендерот имало 3 учесници.
Во април претходната 2023 година, Управата склучила договор за внесување и скенирање записи од матичните книги во период од 9 месеци и со „Кинг ИЦТ“, чија вредност изнесувала 59 милиони денари. На тендерот имало двајца учесници.Во август 2022 година, пак, УВМК склучила договор за дигитализација на матичните книги со „Бидити“ во вредност од, исто така, 59 милиони денари. Се работи за договор со времетраење од 5 месеци, склучен во тендерска постапка со вкупно 3 учесници.
Во март 2021 година, институцијата склучила договор за дигитализација на матичните книги во вредност од 29,5 милиони денари и со „Новатек Инв“, која била единствен понудувач на тендерот. Двете страни го склучиле овој договор со времетраење од 5 месеци.Во 2020 година бил склучен договор за истата работа и со „Аукта“ како единствен понудувач, во вредност од 21,8 милиони денари. Во претходната 2019 година, двете страни склучиле уште еден помал договор за скенирање и внесување податоци, во износ од 6,7 милиони денари.
Оттука, може да се заклучи дека од 2019 година досега, УВМК склучила 6 договори со 5 компании за скенирање матични книги и внесување на записите во електронскиот матичен регистар во вкупна вредност од 205,5 милиони денари со вклучен ДДВ или 3,3 милиони евра. Еден од овие договори своевремено беше во фокусот на истражувањето на „Фокус“…
За потсетување, кон средината на 2021 година пишувавме дека Управата на чело со тогашниот директор Бујар Дардишта склучила 3 договори со „Новатек Инв“ во вкупна вредност од половина милион евра, што се случило само 3 месеци по формирањето на оваа фирма.
Притоа, 2 договори се однесуваа за набавка на компјутерска опрема во вредност од 7 милиони денари, додека третиот договор е веќе споменатиот за дититализација на матични книги во вредност 29,5 милиони денари.Набргу откако ја објавивме сторијата, Управата за финансиска полиција информираше дека до Обвинителството за организиран криминал и корупција поднела кривична пријава против 3 физички лица и 1 правно лице за злоупотреба на службена положба и овластување.
Според Финансиската полиција, две лица од Управата, поттикнати од сопственикот на „Новатек Инв“, ја злоупотребиле службената положба и овластување на начин што „изработиле тендерска документација со дискриминаторски и несразмерни услови за квалитативен избор“, предизвикувајќи буџетска штета од 2.836.260 денари.
Во меѓувреме, од Обвинителството соопштија дека „со внимание“ ги следат информациите поврзани со Управата за матични книги, но досега нема информација дали постапиле по допрен глас, ниту како постапиле во однос на кривичната пријава од Финансиската полиција. Побаравме одговор од ЈО, но не добивме до затворањето на овој број од весникот.
КАДЕ И КАКО СЕ ЧУВА АРХИВАТА?
Додека процесот на дигитализација се одвива бавно, иако чини милиони евра, ревизијата утврдила дека Управата за матични книги нема обезбедено соодветни услови за сместување и чување на архивскиот материјал за да не се оштети, исчезне или да не се уништи. Не е реализиран попис на матичните книги, не постои централизирана евиденција, нивна локација и состојба…
Од увидот во матичните канцеларии, ревизорите утврдиле дека најчесто матичните книги се чуваат во метални и дрвени плакари, а во едно подрачно одделение и на метални полици. Вообичаено, плакарите со матичните книги и списите се сместени во канцелариите, а кај дел во ходниците на матичните канцеларии.
Можеби најаларматна е забелешката дека дел од книгите веќе се оштетени, а дел од архивската граѓа од трајна вредност не може да се користи за потврдување на запишаните податоци. Дел од книгите што се оштетени, пак, се чуваат во најлонски кеси. Архивскиот материјал од постар датум најчесто се наоѓа во придружни или подрумски простории, во импровизирани услови.
Сè на сè, Управата ги реализира своите обврски во 8 подрачни одделенија, 26 подрачни канцеларии и 89 месни канцеларии. Од извршениот увид во посетените канцеларии, ревизорите констатирале дека 22 објекти каде што се сместени канцелариите не се во сопственост на УВМК, туку тоа претежно се простории добиени на користење или земени под закуп.
Поради немање имотен лист, овие простории не се реновирани. Кај одредени канцеларии, пак, условите за работа и за чување на матичните книги се под сите стандарди, имајќи предвид дека тоа се стари распаднати згради, со покриви што прокиснуваат. Една месна канцеларија дури нема приклучок за струја, па изводите се пополнуваат со машина за пишување.
Поголемиот дел од канцелариите се опремени со клима-уреди, кои се користат за ладење и греење на просториите, но постојат и канцеларии што се греат со печки на дрва. Затоа, во овие месни канцеларии постои голем ризик од пожар, а со тоа и уништување на матичните книги и списите.
Понатаму, во дел од канцелариите, ревизорите не нашле ПП-апарати, кои би помогнале за гаснење на евентуалниот пожар. Кај други канцеларии имало ПП-апарати, меѓутоа тие не биле поставени на видно место. Во ПО Скопје, на пример, тие биле сместени во подрумски простории и не се сервисирале редовно.
Освен тоа, анализата на податоците од страна на ревизорите покажала дека 92 проценти од електронските изводи се издаваат во Скопје, додека во поголемите градови, како Прилеп, Битола, Охрид и Тетово, бројот на издадените изводи е значително помал. Во помалите и рурални средини употребата на електронските услуги е речиси занемарлива.
Од друга страна, во Управата за матични книги се доделени 61 сертификат за електронски потпис, кои се распределени меѓу матичарите од сите одделенија и подрачни канцеларии. Арно ама, речиси целокупниот број на електронски изводи се потпишува само од 3 лица од подрачниот оддел Скопје.
Што се однесува до останатите 58 матичари, пак, тие учествуваат со само 11 отсто од вкупниот број потпишани електронски изводи, додека 13 матичари воопшто не користеле електронски потпис, покажува ревизијата на ДЗР.
ЗОШТО СЕ ИЗДАВААТ ИЗВОДИ СО ГРЕШКИ?
Откако во 2018 година, директорот на УВМК донесе наредба за внесување на податоците од матичните книги во електронскиот матичен регистар, во следната 2019 година почна спроведување на јавни набавки за скенирање матични книги и внесување на податоци во електронскиот матичен регистар.
Ревизорскиот тим извршил детална анализа на развојот и трансформацијата на регистарот, при што утврдил дека платформата се развивала низ 4 клучни периоди.
„Една новина што е овозможена со воведување електронскиот матичен регистар е издавањето електронски изводи, чиј број секоја година е сè поголем.
Во периодот до 2023 година, барањата за ЕМБГ од Управата до МВР се доставувале и обработувале во хартиена форма. Со воведување на веб-сервисот во февруари 2024 година, постапката и времето за добивање на ЕМБГ драстично е намалено“, стои во извештајот на ДЗР.
Ревизорите направиле анализа и на трендот за издадени погрешни изводи во периодот од 2019 до 2023 година. Па, значајно намалување на бројот на случаи е забележано во Кичево (58%), Радовиш (37%), Скопје (35%) и Струмица (34%). Наспроти тоа, бројот на издадени погрешни изводи значително е зголемен во Ресен (119%), Крушево (136%), Богданци (45%).
Анализата на одговорите од прашалниците за причините за издавање на погрешни изводи добиени од посетените ПО, ПК и МК од страна на ревизорите покажала дека најчести причини што придонесуваат за издавање погрешни изводи се:
-недоволен број вработени, што води до зголемен притисок и поголем ризик од грешки;
-технички проблеми, особено печатењето од повеќе компјутери на еден печатач, што може да доведе до ненамерно печатење на изводи на погрешни обрасци;
-погрешно внесени податоци од матичните книги во електронскиот матичен регистар;
-неажурирани лични статуси на граѓаните во регистрите, како што се неевидентирани пресуди за развод на брак или промена на лично име;
-пропусти од страна на граѓаните, неправилно/нецелосно пополнет образец.
При посетата на самото место, ревизорите биле информирани од страна на матичарите дека во процесот на дигитализација на матичните книги се појавиле значителни проблеми поврзани со точноста на внесените податоци.Така, со увид во посочените проблеми, тие ги потврдиле следниве состојби:
Грешно внесени податоци – по скенирањето и дигиталниот пренос на податоците, внесување во електронскиот матичен регистар, забележани се чести грешки во имињата, датумите на раѓање и други клучни информации;
Нецелосно внесени податоци – одредени записи во системот не се целосни, односно недостасуваат одредени податоци за граѓаните, на пример внесени се само име, презиме и матичен број на граѓанинот;
Погрешно поврзување – кај одредени лица, скенираниот запис не соодветствува со тековниот број на уписот во електронскиот матичен регистар;
Забавен процес на завршување предмети-поради неопходните корекции, времетраењето на завршувањето на еден предмет значително се продолжува.
Во рамки на ревизијата, ревизорите утврдиле и дека во една месна канцеларија се издаваат печатени изводи од матичните книги со стар печат, кој не е заменет со ажурирани податоци.
Без оглед што вработеното лице во неколку наврати со електронска пошта го информирало раководителот на подрачната канцеларија, директорот на Управата, како и ИТ-лицата за состојбата, печатот е сè уште во употреба и не е заменет!
Управата за матични книги тврди:
РЕВИЗОРСКИОТ ИЗВЕШТАЈ НЕ ЈА ОТСЛИКУВА ЦЕЛОСНАТА СИТУАЦИЈА!
Со дигитализацијата на матичните книги, значително се поедноставија и забрзаа услугите за граѓаните и нивниот квалитет значително се подобри, велат од Управата за водење на матични книги, во одговор на нацрт-извештајот на Државниот завод за ревизија, по што следуваше и конечниот ревизорски извештај.
Во тој правец, велат од УВМК, беа постигнати следниве резултати – побрзо издавање документи и намалување на административните чекори.
„Наместо рачно пребарување во физички книги, со дигиталниот систем податоците се достапни веднаш, што ја скрати постапката за издавање изводи за родени, венчани и умрени. Граѓаните добиваат документи по електронски пат, без потреба од физичко присуство“, посочуваат од Управата.
Oд таму додаваат дека процесот на дигитализација бил почнат со цел модернизација на работењето на Управата и овозможување побрза, поефикасна и потранспарентна услуга на граѓаните.
Иако првично било планирано процесот да заврши во 2022 година, сепак, роковите неколкупати беа пробивани поради административни и технички предизвици, што, според Управата, довело до зголемување на трошоците.
„Секоја година беше ангажирана различна фирма… Доцнењето на тендерските постапки и жалбените постапки дополнително ги пролонгираа договорите и почетокот на работата“, велат од УВМК, додавајќи дека пролонгирање се должи и на менувањето на раководството на институцијата.Воедно, како причини за зголемување на трошоците од таму ги наведуваат недоволно прецизно планирање во почетна фаза, непредвидени технички и регулаторни барања, комплексноста на процесот на интеграција со постојните системи и финансиски и административни предизвици.
„Во споредба со 2012, денес се користат пософистицирани методи за скенирање, обработка и зачувување на податоците, што носи повисоки оперативни трошоци, пораст на цените на софтверските решенија…“, објаснуваат од Управата.Од страна на в.д. директорот на УВМК биле доставени 9 забелешки кон нацрт-извештајот на овластениот државен ревизор, при што само една забелешка е делумно прифатена.
„Извештајот во целост не ја отсликува целосната ситуација и ги минимизира бројните фактори кои влијаеле на импементација на проектот. Извештајот треба да разгледа проектот во контекст на предизвиците и да ја земе во предвид диманиката на инфлацијата, технолошките напредоци и човечките ресурси…“, стои во одговорот на Управата до ревизорите.Првично, Управата е основана како орган во состав на Министерството за правда, но на крајот на ланската 2024 година премина под капа на новото Министерство за дигитална трансформација.
